MB Tech Workshop: Grundprinzipien Lean Admin

Anfang Dezember besuchten uns am KIT Karsten von Laufenberg und Michal Metzger für den Workshop über die Lean Grundprinzipien in der Administration. Den 15 Teilnehmern wurden dabei besonders die Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Lean Manufactoring und Lean Administration vermittelt. Des Weiteren haben sich die Teilnehmer hilfreiche Analysetools in Kleingruppen erarbeitet und neben der Präsentation eines Praxisprojekts fand eine umfangreiche Simulation statt, bei der die Teilnehmer eine Auftragsabwicklung optimieren sollten. Ein besonderes Highlight war der Besuch von Principal und ehemaligen KIT Studenten Dr. Ulrich Anstadt, der zu sämtlichen Fragen ausführlich Stellung nahm.

Der Workshop startete mit kleinen Warmup-Spielen, bei dem unter anderem demonstriert wurde, dass oft dieselben Probleme mehrmals im gleichen Unternehmen/Abteilung gelöst werden da die Kommunikation nicht richtig funktioniert. Dies ist gerade im Administrativen Bereich der Fall da wir hier fast nur mit immateriellen Gütern zu tun haben und die Prozesse nicht klar ersichtlich sind.

Danach ging es auch schon los mit der Lean Theorie und dem Vergleich zwischen Lean Manufacturing und Lean Admin. Das Ergebnis zeigte viele Parallelen nicht nur bei den 7 Verschwendungsarten sondern auch bei den verwendeten Methoden zur Analyse der Prozesse.

Einige dieser Tools wurden dann in Kleingruppen erarbeitet und präsentiert. Darunter die systematische Problemlösung (A3), Voice of the customer und die Auftragsanalyse.

Am zweiten Tag ging es dann sofort los mit der Simulation einer Auftragsabwicklung von Kundenbestellungen für Fertighäuser. Dieser Prozess war auf die Abteilungen Auftragsannahme, Kalkulation und Controlling verteilt. Während des ersten Durchlaufs herrschte großes Chaos da gerade im Administrativen Bereich die Transparenz für die Abteilungsübergreifenden Prozesse fehlt. Die anfangs in den jeweiligen Abteilungen aufgenommenen Kennzahlen wie die abgewickelten Aufträge und die Fehlerquote ließen nur erahnen an welchen Prozessabschnitten es zu Komplikationen kam. Dies machte schnell klar dass eine exakte Analyse des Prozessablaufs unabdingbar ist. Zu diesem Zweck wurde der gesamte Prozess in einem Processmapping dargestellt (IST-Zustand). Auf der y-Achse wurden alle beteiligten Parteien (Kunde, Auftragsannahme, Kalkulation, Controlling) aufgelistet und der x-Achse wurden die einzelnen Arbeitsschritte in ihrer zeitlichen Abfolge abgebildet.

Bei dieser Darstellung wurde besonders deutlich wie oft Informationen zwischen den beteiligten Parteien ausgetauscht werden und ob der Auftrag mehr als einmal dieselbe Abteilung durchläuft. Dadurch konnten Verschwendungen wie redundante Arbeitsschritte oder unnötige Informationswege schnell erkannt werden und der gesamte Prozess erheblich vereinfacht werden. Das neue Prozessdesign (SOLL-Zustand) wurde dann gleich im ursprünglichen Processmapping aufgezeichnet.

Zur finalen Lösung half zudem noch eine Wertstromanalyse über Input (hier: Kundenbestellung) und Output (hier: geprüfte Produktionsauftrag) an Information und den für die Bearbeitung benötigten Informationskomponenten aus dem Unternehmen.

Zu guter letzt hatten die Teilnehmer auch noch die Chance ihre Fragen rund um das Thema Recruiting an die Frau Vera Wolf von HR zu stellen.

Wir bedanken uns für den spannenden und lehrreichen Workshop und freuen uns auf die nächste gemeinsame Veranstaltung mit MBtech.