Am 24.10.2016 besuchten uns Benno Löffler und seine Kollegen von der Unternehmensberatung V&S um mit uns einen Workshop zum Thema „Agiler Maschinenbau“ durchzuführen.

Begonnen wurde mit einer ausführlichen Einführung in die Theorie von Dynamik & Steuerung, die V&S auch in ihren Beratungsprojekten anwendet um festzustellen, was die wirklichen Probleme eines Unternehmens sind.

Zusammenfassend geht es darum, dass die Anzahl an Überraschungen im Umfeld vieler Unternehmen durch Digitalisierung, Globalisierung und hohen Marktdruck zunimmt. Oft müssen dabei Probleme gelöst werden, die mit klassischen Ansätzen der BWL, also hierarchischer Steuerung, nicht mehr gelöst werden können, da in solchen Fällen das Unternehmen nicht schlauer sein kann als seine Führungskraft, es aber eigentlich sein müsste, um voranzukommen.

Die eigentlichen Probleme können nur von so genannten „Könnern“ bewältigt werden, also von (Gruppen von) Mitarbeitern, die durch Erfahrung im Problembereich ungefähr einschätzen oder zumindest durch Experimente herausfinden können, wie eine gute Lösung aussehen könnte.

Aufgabe der Führungskraft ist es in diesem Fall nicht, die Lösung vorzugeben, sondern das Problem offen zu legen, den geeigneten Problemlöser zu finden und für diesen dann einen geeigneten Schutzraum zum Experimentieren zu schaffen, der in klassischen Unternehmensstrukturen oft nicht gegeben ist.

Hierbei ist zu betonen, dass weniger als 20 % aller Prozesse im Unternehmen in den Bereich der dynamischen Probleme fallen. klassische „Steuerung“ hat also durchaus ihre Berechtigung in Bereichen, die planbar sind und durch strukturiertes Vorgehen optimiert werden können.

In allen anderen Fällen, in denen oft Unvorhergesehenes oder noch nie da gewesenes geschieht, können durch flexible Strukturen und das Einsetzen solcher „Könner“ Problemlösungen und Wettbewerbsvorteile erzielt werden, die stark zum Überleben des Unternehmens beitragen können.

Genauere Details zum Nachhören gibt es hier. Nach einer kleinen Nachmittagspause ging es dann um die Methoden CCPM und SCRUM, welche, richtig eingesetzt, dabei helfen können, Projekte in solchen dynamischen Umgebungen zu besseren Ergebnissen zu führen.

Die Grundidee bei CCPM besteht darin, alle Puffer, die in einem klassischen Projektablauf eingeplant werden, gesammelt ans Ende eines Projektes zu stellen. Danach wird ein „sportlicher“ Projektplan mit einem kritischen Pfad erstellt (= die längste Folge von einander abhängiger Aufgaben), der mehr als Orientierung denn einem verbindlichen Plan dient. Bei zeitlichen Abweichungen vom Plan wird der Gesamtpuffer am Ende abgebaut. Dadurch können Verspätungen früh erkannt, Maßnahmen ergriffen und realistischere Termine kommuniziert werden.

Bei mehreren Projekten, die gleichzeitig laufen wird außerdem so geplant, dass die wichtigen Ressourcen, bei denen erfahrungsgemäß eher Überraschungen auftreten, an nicht mehr als einem Projekt gleichzeitig arbeiten (z.B. Montage). Welches Projekt dann als erstes von der kritischen Ressource bearbeitet werden soll (Priorisierung) wird durch eine Bewertung bzgl. Grad der Fertigstellung und Anteil an Verbrauchten Puffer festgelegt.

SCRUM wiederum soll durch kurzzyklisches (1 Zyklus = etwa 1 Monat) Kundenfeedback, kontinuierlichen Austausch mit diesem und eine geschützte Experimentierumgebung dazu führen, dass große Projekte mit sich oft ändernden Anforderungen die zeitlichen, kostenbezogenen und funktionellen Wünsche des Kunden erfüllen. Dazu wird nicht wie im klassischen Projektmanagement zu Beginn des Projekts davon ausgegangen, dass alle Anforderungen in einem Lastenheft aufgenommen werden und danach einfach abgearbeitet werden können. Vielmehr wird angenommen, dass sich diese zum Teil im Laufe des Projektes erst entwickeln bzw. angepasst werden. Aus diesem Grund werden kurzzyklisch Prototypen, also bereits testbare Komponenten, dem Kunden zur Verfügung gestellt, um schnell Feedback einzuholen, welches dann in den nächsten Entwicklungszyklen berücksichtigt werden kann.

Dabei misst das interdisziplinäre Team seinen Fortschritt selbst und ohne Druck durch einen Vorgesetzten oder andere Unternehmensstrukturen. Am Ende jedes Zyklus wird besprochen was verbessert werden kann und der nächste Zyklus wird geplant.

Beide Prinzipien wurden kurz von Benno Löffler erklärt und anschließend anhand einer kleinen Simulation von den Teilnehmern in Kleingruppen angewendet.

Die Teilnehmer zeigten Interesse an der Theorie und konnten in den Simulationsrunden einige Lernerfahrungen sammeln. Vor allem die Unterscheidung von Steuerung und Dynamik war vielen noch nicht bekannt oder bewusst und wurde neugierig aufgenommen und diskutiert.